Agentti kirjanpitoon: Fortnox ja Bokio

Squidler-agentit voi nyt yhdistää Fortnoxiin ja Bokioon. Molemmat ovat ruotsalaisia kirjanpitojärjestelmiä, joten tämä on aidosti paikallinen juttu: jos kirjanpitosi on muualla, tämä kirjoitus ei ole sinua varten. Jos se on jommassakummassa näistä, agenttisi voi nyt lukea sitä ja, jos annat luvan, työskennellä siinä.

Lukeminen oli helpompi puolikas. Agentti, jolla on pääsy, osaa vastata kysymykseen ”paljonko käytimme konsultteihin viime vuosineljänneksellä”, kertoa, mitkä ostolaskut erääntyvät tällä viikolla, koota kuunvaihteessa tarvittavat luvut tai huomata, että asiakas, joka maksaa aina ajallaan, ei yhtäkkiä olekaan maksanut. Se tuntee jo liiketoimintasi, koska se on ollut mukana keskusteluissanne. Nyt se voi myös tarkistaa.

Vaikeampi puolikas oli kirjoitusoikeus.

Kaikki alkaa vain luku -tilassa

Yhdistetty yritys on vain luku -tilassa, kunnes muutat sitä, ja muutat sitä osa-alue kerrallaan etkä kaikkea kerralla. Agenttisi voi saada luvan kirjata ostolaskuja ilman, että se pääsee koskemaan maksuihin, tai ylläpitää asiakasrekisteriä pysyen kokonaan poissa pääkirjasta.

Tämä tarkkuus ei ole koristetta. ”Voiko tämä vehje muuttaa kirjanpitoani?” on kysymys, jonka jokainen järkevä ihminen kysyy ensimmäisenä, ja ”kyllä, mutta vain laskuja, ja tässä on lista” on parempi vastaus kuin yksi kytkin, jossa lukee kirjoitusoikeus.

Fortnox ei tarjoa vain luku -oikeuksia

Tässä kohtaa asia muuttui kiinnostavaksi, ja se kannattaa sanoa suoraan, koska se määrää koko ratkaisun.

Fortnoxin rajapinnassa ei ole vain luku -oikeuksia. Sen oma dokumentaatio sanoo niin. Jokainen yhteys, joka voi lukea laskujasi, voi myös kirjoittaa niitä. Ei ole oikeutta, jota voisi pyytää ja joka tarkoittaisi katso, älä koske. Kun siis lupaamme sinulle vain luku -pääsyn, mikään osa Fortnoxia ei valvo sitä lupausta. Me valvomme.

Se tarkoitti, että rakensimme rajan itse: luokittelijan, joka tarkistaa jokaisen pyynnön ennen kuin se lähtee prosessistamme, ja torjuu kaiken, mikä muuttaisi kirjanpitoasi, jos et ole sallinut sitä. Torjunnat kirjataan, joten niistä jää jälki.

Hankala kohta on se, ettei tätä voi tehdä HTTP-metodin perusteella. GET on tarkoitettu turvalliseksi, ja useimmiten se onkin, mutta GET /invoices/{id}/email lähettää laskun asiakkaallesi. Niin tekee myös /einvoice. Ja /eprint. Kolme tapaa viedä jotain asiakkaan eteen, kaikki viattomiksi lukupyynnöiksi naamioituina.

Siksi emme luokittele metodin perusteella. Luokittelemme sen mukaan, mitä rajapinnan kohta tekee, ja kaikki, mitä emme tunnista, käsitellään kirjoituksena ja torjutaan. Jos Fortnox lisää huomenna uuden toiminnon, jota emme ole koskaan nähneet, se epäonnistuu turvalliseen suuntaan: agenttisi saa kieltävän vastauksen eikä seikkailua.

Bokio on päinvastainen ja mukavampi tapaus: se tarjoaa erilliset luku- ja kirjoitusoikeudet osa-alueittain. Kun annat siellä pelkän lukuoikeuden, Bokio torjuu myös kirjoitukset. Oma esteemme on silti käytössä, mutta se on toinen lukko eikä ainoa.

Yksi agentti, monta asiakasta

Jos olet tilitoimisto, yksi valtuutus kattaa yhden yrityksen. Agentilla on siis erillinen yhteys jokaisen asiakkaan kirjanpitoon, kullakin oma pääsytasonsa: kirjoitusoikeus omaan kirjanpitoonne, pelkkä lukuoikeus asiakkaan kirjanpitoon tai ei mitään, kunnes asiakas on valmis.

Rakensimme sen näin, koska työ on oikeasti tämän muotoista. Tilitoimistolla ei ole ”sitä kirjanpitoa”. Sillä on niitä neljäkymmentä, ja ne kuuluvat neljällekymmenelle ihmiselle, joilla on hyvin erilaiset käsitykset siitä, kuinka paljon koneen pitäisi niihin koskea.

Mitä tämä ei ole

Tämä ei ole kirjanpitorobotti, eikä se korvaa kirjanpitäjääsi. Se ei päätä, miten jokin pitäisi kirjata. Se lukee, mitä siellä on, tekee ne osat, jotka olet nimenomaisesti sallinut, ja kysyy, kun on epävarma.

Realistinen versio on tylsempi ja hyödyllisempi kuin automaatio: vähemmän käyntejä kirjanpitojärjestelmässä jotain tarkistamassa, vähemmän perään soittelua ja kollega, joka tuntee jo taustat, koska olette jutelleet koko viikon.

Yhdistä yritys kohdassa Asetukset → Integraatiot. Kaikki alkaa vain luku -tilassa, ja voit muuttaa yhteyttä tai katkaista sen milloin haluat.