Operations Manager
Vom Lastenheft zur Angebotsvergleichstabelle, ohne eine Mail zu schreiben
Nimmt dein Lastenheft, mailt Lieferanten von seiner eigenen Adresse an, hakt bei den Angeboten nach und baut die Vergleichstabelle samt Margen.
Drei Angebote einzuholen ist die langweiligste Aufgabe in Operations mit der größten Hebelwirkung, und deshalb wird meistens ein Angebot daraus, von dem, der zuerst geantwortet hat. Gib stattdessen deinem Agenten das Lastenheft: Mengen, Material oder Leistungsumfang, Termine, Lieferbedingungen. Er recherchiert infrage kommende Lieferanten in öffentlichen Verzeichnissen und in der Liste, die du pflegst, und mailt jedem von seiner eigenen Adresse eine klare Angebotsanfrage.
So funktioniert es
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Dann macht er den Teil, den niemand mag: Er hakt nach. Lieferanten, die nicht geantwortet haben, bekommen in vernünftigem Abstand eine höfliche Erinnerung, Rückfragen zum Lastenheft beantwortet er aus den Unterlagen, die du mitgegeben hast, und Abwesenheitsnotizen verschieben die Erinnerung, statt den Thread zu beenden. Jedes eingehende Angebot, auch die, die als PDF-Anhang kommen, wandert geparst in eine Tabelle auf dem Schreibtisch: Stückpreis, Lieferzeit, Konditionen, Ausschlüsse und die Marge, die dir jede Option bei deinem Zielpreis lässt.
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Wenn die Frist abläuft, die du gesetzt hast, bekommst du eine einzige Mail: die Vergleichstabelle, die Notiz des Agenten dazu, welche Angebote nicht vergleichbar sind und warum, dieses eine Angebot, das die Fracht stillschweigend ausklammert, und die offenen Fragen, für die sich ein Telefonat lohnt. Der Agent merkt sich, wie sich jeder Lieferant verhalten hat, wer schnell angeboten hat, wer aufgeschlagen hat, wer verstummt ist, und diese Historie formt die engere Auswahl beim nächsten Mal.